リモートワークを導入しようと考えているものの、メンバー間のコミュニケーションにおける課題をどう解決しようか悩まれているのではないでしょうか。オフラインで顔を合わせることがない分、メンバーのストレスも溜まりやすい環境にあると言えます。
そこで本記事では、リモートワークを導入しているガイアックスが、リモートワークでもできるコミュニケーションの工夫ポイントを５つ解説します。さらに、コミュニケーションを効果的に取れるツールを３つご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
リモートワークのコミュニケーションの課題
リモートワークのコミュニケーションの課題は、下記３つが挙げられます。
- 孤独を感じやすい
- 話が伝わっているのかを判断しづらい
- 労務管理・人事管理が難しい
それぞれの課題を順番にご説明します。
孤独を感じやすい
リモートワークでは、社員が顔を合わせて話をする機会が少ないため、孤独感を感じやすくなります。今までは会社のストレス等を社員間で共有できていたものの、リモートワークによって働く場所の距離が遠くなり、次第に心の距離も遠くなっていくと感じる方も多いようです。リモートワークには「職場で監視されない」という開放感がある一方で、コミュニケーションを取る機会がないことでの孤独感があることは理解しておきましょう。
話が伝わっているのかを判断しづらい
リモートワークでのコミュニケーション手段は、基本的に「チャット」となります。対面で話す際は、ジェスチャーや相手の表情が見えることで、相手に伝えたいことを伝えやすいメリットがあります。コミュニケーション手段がチャットになると、汲み取る材料が文面のみになるため、相手の感情や意図を判断しづらくなります。慣れないうちはチャットの往復量も多くなることが考えられるため、より相手に伝わりやすい文面となるよう、送り手側が常に配慮することが重要です。
労務管理・人事管理が難しい
孤独感を感じる・相手の意図を汲み取りづらいなどの課題は、主に業務の中心にいるメンバーが抱える課題です。しかし、労務管理・人事管理が難しくなるなどの、経営陣が新たに抱える問題も存在します。これらの課題を解消するためには、まずは１つの部署でリモートワークを導入し、同時進行で会社の管理体制を整えていくことが望ましいでしょう。すべてを瞬時に解決することは困難であるため、多少のリスクを許容する姿勢も重要であると言えます。
リモートワークでもできるコミュニケーションの工夫
リモートワークを導入する際には、上述のようにいくつかの課題が生まれます。これらを解決するためには、以下のようなコミュニケーションの工夫をすることが重要です。
- ネガティブな話は控える
- オンライン朝礼を取り入れてみる
- 雑談も入れる
- 定期的に進捗確認のミーティングを入れる
- たまにオフラインで会う
それぞれの工夫を順番に見ていきましょう。
ネガティブな話は控える
リモートワークでは、メンバーとのコミュニケーションを取る機会が少ないため、基本的に孤独を感じやすいです。そのため、少ないコミュニケーションの機会では、ネガティブな話は控え、なるべくポジティブな前向きになれる話題を取り入れてみましょう。それこそ、事業において達成した成果の話や、これからの事業目標などを積極的に話してみても良いかもしれません。
オンライン朝礼を取り入れてみる
リモートワークでは、オンライン朝礼も効果的です。毎朝決まった時間にオンライン上でメンバーが集合し、１日の仕事のスケジュールや会社の目標などを話し合います。また、リモートワークに慣れていないメンバーが多い場合は、ミーティングでツールの使い方やルールの共有をすることも効果的です。１日の中に少しでもメンバーの顔を見れる時間があることで、リモートワークであっても安心感や一体感を生むことができます。
雑談も入れる
オンラインミーティングなどの場では、雑談も取り入れてみましょう。ガイアックスの「ブランド推進室」の場合では、オンラインミーティングの最初に、チェックインで今週何をしていたのかなどを報告する時間を設けています。メンバーがリラックスできる時間を作ることが重要であるため、仕事の話を抜きにして、家族と旅行に行った話や、プライベートで起こった出来事などを話し合っても良いでしょう。
定期的に進捗確認のミーティングを入れる
リモートワークでは、良くも悪くも誰からの監視もありません。また、アウトプットで評価する体系である場合も多いため、成果に繋がる業務以外は軽視されがちな傾向にあります。そのため、定期的に進捗確認のミーティングを入れることで、自分以外のメンバーの業務に対する理解を深めることが重要です。進捗確認のミーティングの機会は企業によって様々ですが、週１〜月１回程度行うことが望ましいでしょう。
たまにオフラインで会う
最後に、たまにオフラインで会う機会も作りましょう。オフラインで会うことで、リモートワークのオンラインコミュニケーションでは感じられなかった温かみを感じられます。ガイアックスのブランド推進室では、メンバーが少ないこともあり、誰かが誕生日のタイミングでオフラインで集まっています。オフラインで仕事の成果や達成した目標などを話し合うことで、明日以降へのモチベーションもさらに高めることができるでしょう。
リモートワークでコミュニケーションをとるためのツール
ここからは、リモートワークでコミュニケーションを取るための代表的な３つのツールをご紹介します。
- Zoom
- Slack
- discord
それぞれのツールの特徴を順番に解説します。
Zoom
Zoomは、社内ミーティングに効果的なツールです。Zoom自体にチャット機能が搭載されていることに加えて、相手の表情を見れるメリットがあります。ただ、ミーティングには効果的ではあるものの、1日に３〜４時間を超えてくるとかなり疲れが溜まります。従って、Zoomミーティングをする際は「１日１時間以内」などの制限時間を設けるようにしましょう。
Slack
Slackは、日常的な業務連絡に効果的なツールです。IT企業では、社内連絡として、メールではなくSlackを使用しているケースが多いようです。画像の添付やGoogleアプリとの連携もできるため、オンライン上のコミュニケーションツールとして役立ちます。
discord
discordは、ゲーム特化のチャットツールとして知られており、誰しもが気軽にサーバーを立てることができます。雑談用のチャットツールとして利用できるため、気軽に話し合いたいときに効果的です。エンジニアは、discordを耳だけつけっぱなしにして仕事をすることもある模様です。
ライター：伊藤仁（@jinblog_jin）
