「ウェビナーを開催したいけど、やり方がわからない」
「ウェビナーのメリット・デメリットを知りたい」
こういった疑問に答えます。
そもそもウェビナーとは何かがよくわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事では、ウェビナー開催の方法と、ウェビナーのメリットとデメリットを紹介します。
本記事を読めば、ウェビナーの概要を知ることができ、開催のためのコツを抑えることができるでしょう。
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ウェビナーの特徴
まずは、ウェビナーの特徴について紹介していきます。
具体的には、以下の２つの項目ごとに説明します。
- ウェビナーとは？
- Zoomウェビナーとは？Zoomミーティングとどう違う？
それでは、１つずつみていきましょう。
①ウェビナーとは？
ウェビナーとは、ウェブとセミナーを組み合わせた造語のことです。
ウェブセミナーと呼ばれることもあります。
つまり、ツールやサービスを利用して、ウェブ上でセミナーを行うことを、ウェビナーと呼びます。
マイクやカメラを用意して動画を配信し、PCやスマホを通して視聴者に講義やプレゼンを行うものです。
オンラインで行うウェビナーは、コロナウイルスの影響から、３密を避けるために利用検討する人が増えてきています。
開催場所や開催するためのコストが抑えられるウェビナーは、今後も広がりを見せていくでしょう。
②Zoomウェビナーとは？Zoomミーティングとどう違う？
次に、Zoomウェビナーとは何かについて紹介していきます。
Zoomウェビナーとは、Zoomのウェビナー専用サービスです。
ウェビナーをZoomで行いたい時に、Zoomウェビナーを使用すると良いでしょう。
ZoomのサービスにZoomミーティングがありますが、ZoomミーティングはWeb会議などで使われる従来のシステムです。
ZoomウェビナーとZoomミーティングの大きな違いは、機能の使用権限に違いがあります。
下記の表に、わかりやすくまとめてみました。
Zoomミーティングは参加者全員が、画面やオーディオの操作ができます。
一方Zoomウェビナーでは、ホストとパネリストの人しか画面やオーディオの操作ができません。
そのため、Zoomミーティングは少人数の社内打ち合わせなどで使用すると、活発な意見が出て、打ち合わせ資料なども共有しやすいです。
Zoomウェビナーは、大人数で大規模なセミナーで使われることが多いです。
必要に応じてチャットで参加者と意見交換をし、効率よくセミナーを進めていけます。
Zoomウェビナーとは、ウェビナーに特化したZoomのサービスであり、大規模なセミナーで使われることが多いです。
ウェビナー形式での開催のメリット
ここからは、ウェビナー開催のメリットを紹介します。
具体的には、以下の４つです。
- 全国どこからでも開催・集客できる
- 開催コストを抑えられる
- 会場の準備や片付けが簡単
- 参加者が気軽に質問しやすい
それでは、１つずつ確認していきましょう。
①全国どこからでも開催・集客できる
ウェビナー形式での開催は、場所に縛られずに全国どこでも開催でき、どこにいても集客可能です。
カメラやマイクなどの必要機材さえあれば、どこにいてもウェビナーの配信は可能です。
視聴者も、PCやスマホさえあれば、場所を問わずにセミナーに参加できます。
例えば、アメリカで開催されるウェビナーに参加を申し込んで、日本から参加することも可能です。
コロナウイルスの影響で３密を避けるために、オフラインの会場に集まってセミナーを受講する機会は減ってきています。
コロナウイルスをきっかけにウェビナーが広がりを見せていますが、今後もウェビナー拡大の波は継続していくのではないでしょうか。
全国どこにいても開催・集客ができるウェビナーは、たくさんの視聴者を集められます。
②開催コストを抑えられる
オフライン形式で開催するセミナーに比べて、開催コストを抑えられるでしょう。
オフラインでセミナーを開催するために必要な費用が、ウェビナーの場合不要になります。
例えば、オフラインセミナーからウェビナーに置き換えることで、以下の費用を浮かせます。
- 会場までの交通費
- 会場が遠方の場合の宿泊費
- 会場を借りるための会場費用
ウェビナーであれば、配信ツールと機材さえあれば、ウェビナー開催が可能です。
オフラインセミナーに比べてウェビナーは、コストを抑えて大規模な開催ができるでしょう。
③会場の準備や片付けが簡単
ウェビナーは、開催会場の準備や片付けが簡単です。
ウェビナーの場合、オフラインのセミナーに比べて、開催するための会場の規模を小さくしやすいでしょう。
出席を確認するための受付や、会場までの入り方を案内する案内係も準備する必要はない場合もあります。
机や椅子を準備したり、片付けをする手間も、オフラインより少なくて楽に済みます。
ウェビナー開催の場合、大掛かりな会場手配や準備の必要がなく、簡単に開催できるでしょう。
③参加者が気軽に質問しやすい
ウェビナーの参加者は、ウェビナー中に気軽に質問しやすいでしょう。
なぜなら、Zoomウェビナー等の配信ツールでは、チャット機能が使えるからです。
オフライン会場の場合、質問コーナーになると「質問したいけど、大勢の前で質問できない・・・」と遠慮してまい、質問できない人がいます。
しかしチャット機能を使えば、気軽に質問できる人は多いのではないでしょうか。
さらに、自分の考えを言語化して、頭の中で整理した上で質問できます。
ウェビナーのチャット機能により、オフラインよりも参加者が気軽に質問しやすい雰囲気を作り出せます。
ウェビナー形式での開催のデメリット
ここからは、ウェビナー形式での開催のデメリットを解説していきます。
具体的には、以下の３つです。
- 通信トラブルが発生する可能性がある
- 参加者の雰囲気が掴みにくい
- 機材が必要
それでは、１つずつ紹介していきます。
①通信トラブルが発生する可能性がある
ウェビナー開催中に通信トラブルなどによって、配信が上手くいかない場合があります。
通信トラブルは、どれだけ対策を取っていても発生する可能性があります。
開催する場所が通信状況の悪い場合があったり、配信者の声が上手く伝わらないこともあるかもしれません。
もしくは視聴者側の通信状況が悪く、動画が止まってしまうようなことが起きる可能性もあります。
事前の速度計測やリハーサル、ライブ配信に適したインターネット回線の機材も必要です。
②参加者の雰囲気が掴みにくい
オフラインのセミナーに比べて、ウェビナーは参加者の雰囲気が掴みにくいです。
参加者とはPCやスマホの画面越しでしかコミュニケーションを取れず、細かい様子まで伺えません。
オフラインセミナーの場合、前の方の席に座ったり、積極的に手を挙げて質問してくれる人は、熱意があると感じることができます。
一方、他ごとをしながらセミナーに参加しているのがわかれば、あまり興味がないように受け取れます。
オフラインセミナーでは雰囲気を読み取ってセミナーの進め方を変えていくことができますが、ウェビナーでは参加者の雰囲気を読み取りにくいため、臨機応変に対応できません。
ウェビナーは会場の雰囲気を掴みにくいことが、デメリットとしてあります。
③機材が必要
ウェビナーを開催するには、配信するための機材が必要です。
ある程度品質の高い機材でないと、画質や音声が悪くなってしまうでしょう。
質の良いWebカメラやマイクを準備できれば、配信者も視聴者も快適にウェビナーに参加できます。
一方、質の悪い機材の場合、何を話しているのか聞き取れなかったり、動画の乱れが生じる場合があるでしょう。
ウェビナー開催のためには、ある程度質の良い機材を準備する必要があります。
機材に関しては、詳しくは「ライブ配信に必要な機材を紹介する」をご覧ください。
Zoomでウェビナーを開催する方法
次に、Zoomでウェビナーを開催する方法について紹介します。
以下の４つの項目に分けて、解説していきます。
- Zoomの有料プランに登録する
- ウェビナーの設定をする
- ウェビナー開催後のフォローアップをする
- 機材や配信リハーサルを欠かさず行う
それでは、項目ごとにみていきましょう。
①Zoomの有料プランに登録する
Zoomでウェビナーを開催するためには、まずは有料プランに登録して、ライセンスを購入する必要があります。
無料の基本ライセンスではZoomウェビナーを開催できず、プロ以上の有料ライセンスを取得しなければなりません。
2,000円/月でプロ版のライセンスを利用し、100名まで視聴可能なZoomウェビナーを開催できるようになります。
Zoomウェビナーを開催するためには、プロ以上の有料ライセンスを取得するところから始めましょう。
②ウェビナーの設定をする
次に、Zoomでウェビナーの設定をしましょう。
ウェビナーの日程や詳細を設定し、参加のためのURLを発行します。
大まかに説明すると、以下の流れでウェビナーの設定ができます。
- 日時やトピックを設定をする
- 質疑応答の方法や、参加時のパスワードなどの詳細を決定
- 参加のためのURLの発行
Zoomの基本画面から出てくる流れに沿って進めていけば、誰でも簡単にZoomでウェビナーを設定できるでしょう。
③ウェビナー開催後のフォローアップをする
ウェビナーを開催した後は、参加者へのフォローアップも忘れずに行いましょう。
オフラインで対面していない分、主催者への親近感が生まれにくいです。
しかし、フォローアップを欠かさないことで、主催者と参加者の間の距離も縮まるでしょう。
ウェビナー開催後にメールを送って感謝の気持ちを伝えたり、次回のウェビナーの案内をすると良いです。
ウェビナーだからこそ、フォローアップを忘れずに行うことで、主催者側へ親近感や安心感を生み出せるでしょう。
④機材や配信リハーサルを欠かさず行う
ウェビナーを開催する前には、機材の準備と配信リハーサルを徹底して行いましょう。
必要な機材や配信の進め方を事前に確認しておくことで、当日のトラブルを回避しやすくなります。
実際の配信と同じように機材を準備し、少人数で試験的にウェビナーを行います。
リハーサルでウェビナーの進め方についての改善アイデアが出てきたら、当日までに反映してより良いウェビナーにしていきましょう。
ウェビナー開催当日になって問題を起こさないように、事前のリハーサルは入念に行うことが重要です。
ウェビナーで視聴者を飽きさせないコツ
ウェビナーでは、視聴者がPCやスマホ越しで参加しているため、集中力が切れて飽きてしまうことがあります。
視聴者に楽しんでもらい、集中してウェビナーに参加してもらうためのコツを６項目に分けて紹介していきます。
- 待機画面・終了画面などを準備する
- 挿入動画を用意する
- 企画を混ぜる
- チャットを併用する
- 司会役を置く
- 大規模ウェビナーは配信業者に任せたほうが良い
それでは、１つずつ紹介していきます。
①待機画面・終了画面などを準備する
ウェビナーの待機中に出てくる画面や、終了の際の画面を事前に準備しておきましょう。
視聴者は、ウェビナー進行中の間に集中力が切れてしまいやすいです。
待機中に写真やスライドを用意して、視聴者の関心が離れないように工夫しましょう。
ウェビナー終了の際にも、次回の案内などを画面に映すと参加者は興味を持ってくれます。
視聴者が飽きないように、スライドや写真を有効活用して待機画面や終了画面を準備しておくようにしましょう。
②挿入動画を用意する
ウェビナー中には、挿入動画を用意するようにしましょう。
スライドや写真だけでなく動画が入っていることで、視聴者は集中力を保てます。
スライドに沿って説明していくだけのセミナーよりも、動画を見せながらわかりやすく説明してくれるセミナーの方が、集中して参加できますよね。
スライドや写真だけでなく、動画を挿入することが、視聴者を飽きさせないコツの１つです。
③企画を混ぜる
説明やプレゼンだけでなく、企画を混ぜたウェビナーにするように心掛けましょう。
視聴者参加型の企画をウェビナー中に行えば、満足度の高いウェビナーになります。
例えば、Zoomウェビナーのチャット機能を使った企画を考案すれば、視聴者と主催者の距離も縮まり、お互い楽しんでウェビナーに参加できます。
視聴者が飽きないようなウェビナーにするために企画を混ぜるのは、効果的です。
たとえば、社内交流のイベント事例では「Kahoot!」というクイズアプリの併用が盛り上がりました。
④チャットを併用する
Zoomウェビナーで使用できる、チャット機能を併用しましょう。
チャット機能を使うことで、コミュニケーションを取りながらウェビナーを進めていけます。
ウェビナー中に紹介したいウェブサイトのURLを共有したり、事前に質問を受け付けて、回答していきましょう。
チャット機能を有効活用することで、視聴者とコミュニケーションを取りながら、誰にでもわかりやすいウェビナーにすることができます。
⑤司会役を置く
主催者側は登壇者の他に、司会役の人を準備しましょう。
進行役を置くことで、スムーズで盛り上がりのあるウェビナーにできます。
登壇者が１人で司会進行も進めてしまうと、何か物足りないように感じます。
司会から話を振りながらウェビナーを進めていくことで、メリハリのあるウェビナーを開催できるでしょう。
⑥大規模ウェビナーは配信業者に任せたほうが良い
大規模なウェビナーは、配信業者にお任せすることをおすすめします。
例えば、オフラインとオンラインを組み込んだ、ハイブリットなウェビナーを企画するとします。
オフラインとオンラインの、両方の環境設定が必要になりますし、ノウハウや経験がないとスムーズな開催は難しいでしょう。
参考までに過去の事例を紹介します
今までガイアックスで手掛けた、オンラインイベントの事例を紹介します。
» オンラインイベントの事例から、配信を失敗させないコツを解説します
事例を知ることで、イベントごとの規模感を理解できるでしょう。
開催するイベントの規模が大きい場合、配信業者への依頼がおすすめです。
特に、オンライン配信では、”双方向なコミュニケーション”が重要です。
自社内製も素晴らしいのですが、「なんとか配信できた」というクオリティで終わってしまうと、参加者の満足度を追求できません。
参加者と登壇者、あるいは参加者同士がやりとりできる”コミュニティづくり”が、今後の課題、トレンドだと思っています。
ガイアックスと一緒にイベントをつくりましょう。
ライター：岩永翔太
