オンラインワークショップの開催方法を解説【１万人規模の実績あり】

オンラインのワークショップとは？

オンラインワークショップは、オンライン上で参加者の主体性を重視した体験型の講義やグループ学習などを通じて、学びを深める場として活用されています。オンラインワークショップの魅力は、リアルの場では参加することができなかった遠方の顧客にも参加してもらい、「体験」という価値を提供できることです。
また、オンラインなら会場への移動がないため、参加までの心理的負担が減り、より気軽にワークショップへ参加してもらいやすいという特徴があります。従来のワークショップとは違い、開催のために必要な移動時間や会場設営のための費用が浮くので、ワークショップの企画や参加者満足度を高める施策により注力することが可能です。
よく比較されるオンラインセミナーとの大きな違いは、参加者が主体的であるということです。オンラインワークショップでは講義を聞くだけではなく、参加者同士でコミュニケーションを取る場面も多く、能動的な「体験」を参加者に提供することができます。
現在では、学校教育やビジネス研修の場面のみに限らず、親子で参加できるような子供向けのイベントにも導入されていますよ。

ガイアックスのオンラインワークショップ開催事例

ここではガイアックスが過去に開催したオンラインワークショップの事例を２つほどご紹介します。
［ガイアックスのオンラインワークショップ開催事例］
・親子でオンライン体験フェス
・オンライン青森祭り
それぞれの内容を解説していきます。

親子でオンライン体験フェス

ガイアックスでは、2020年に開催された国内最大級のオンラインフェスである「親子でオンライン体験フェス」を支援させて頂きました。Zoomを活用した双方向方のイベントで、学校では学ぶことのできない「親子の学びの場」を提供することができたと実感しています。
開催されたオンラインワークショップの体験の一例は下記の通りです。

• 絵画鑑賞
• オンライン親子ヨガ
• 幼児期から取り組める算数脳を育てる折り紙から算数教育革命
• 小学校高学年向けに、表現力・コミュニケーション力を育てる講座

その他にも自宅にいながら親子で一緒に経験できるプログラムを実施し、オンラインでもオフラインと同じように他者と繋がることで、学びの場だけでなく「人と人が繋がる機会」を設けることができました。新型コロナウイルスの影響により、リアルの場でのイベントが中止されていくなかで、参加者と一緒に多くの笑顔が溢れる素敵なひとときを共有することができたと感じています。

オンライン青森夏祭り

020年コロナの影響により、青森で有名な「ねぶた祭り」が中止となってしまいました。ガイアックスでは、東北地方の祭りを集結させて「オンライン青森夏祭り」としてオンライン開催しました。この背景には、毎年恒例である各地域のお祭りが中止となった青森県民を元気づけ、国内はもちろん世界の人々に青森の夏祭りの熱気を感じてもらい、将来青森に訪れるきっかけになって欲しいという強い想いがありました。
オンライン開催だからこそ実現することができる、青森県全域の夏祭りに関わる大小さまざまなイベントやワークショップをZoonやYouTube Liveにて配信を行い、誰でも参加できる形を取ったことで、普段は参加することができない遠方の人たちにも青森の魅力を届けることができたのではないかと思います。
» オンライン青森夏祭りの詳細はこちら

ガイアックスでは、オンラインワークショップの主催者と参加者を繋ぐプラットフォーム「aini（旧：TABICA）」を運営しています。体験を企画するホストは誰もが無料で登録・掲載することが可能です。aini（旧：TABICA）について気になる方は下記のURLからご覧ください。
» aini（旧：TABICA）公式サイトはこちら

オンラインでワークショップを開催するメリット

オンラインでワークショップを開催するメリットは、主に次の３つが挙げられます。

• 大規模イベントでも、コロナを気にせず開催できる
• 全国どこからでも参加できる
• 保存や複製が簡単にできる

それぞれのメリットを詳しく解説していきます。

大規模イベントでも、コロナを気にせず開催できる

コロナ禍では、とにかく感染拡大へのリスクを最小限に抑えることを最優先に考える必要があります。オンラインワークショップなら自宅から参加することができるので、大規模なイベントであっても「三密」を回避しつつ、安全に開催することが可能です。
また、オンライン開催であれば、交通費や会場準備などにかけるコストを削減することができます。そのため、普段では予算の都合上により開催することができないような大規模イベントであっても開催しやすいというメリットもありますよ。

全国どこからでも参加できる

オンラインワークショップは集客面でも大きなメリットがあります。従来のワークショップでは、会場の収容人数やロケーションの関係で参加することができない人もいました。
しかし、オンラインワークショップならインターネット環境さえ整っていれば、全国どこからでも参加者を募ることができます。また、イベントの規模に合わせて適切なWeb会議ツールを使用することで、多くの参加者に向けてコンテンツを届けることが可能です。
さらに、オンラインワークショップはリアルで開催する場合と比較して、参加者が気軽に参加しやすいという側面があります。参加者が会場まで足を運ぶ必要がないことに加えて、いつでも視聴することができるオンデマンド配信を利用することで、場所や時間を問わず集客することが可能です。

保存や複製が簡単にできる

オンラインワークショップでは、基本的にZoomなどのWeb会議ツールを使用します。これらのWeb会議ツールを使うメリットは、リアルで開催する場合と比較して、保存や複製が簡単に行いやすいという点です。画面録画機能を使用してオンラインワークショップの様子を記録しておくことで、後に自社のコンテンツとして活用したり、次に開催するときの参考資料として活用することができます。また、アーカイブとして残しておくことで、参加することができなかった人にもコンテンツを楽しんでもらうことができますよ。

オンラインでワークショップを開催する方法

オンラインワークショップは、下記の６つのステップを踏むことで誰でも簡単に開催することができます。

• 配信方法を決める
• 配信の座組みをつめる
• 参加者動線を決定する
• 参加者とのコミュニケーション方法を考える
• 各セッションの役割分担を決める
• リハーサル日程を決める

オンライン配信に慣れていない人でも分かりやすいようにそれぞれ詳しく解説していきます。

配信方法を決める

オンラインワークショップを開催する際は、まず始めに配信方法を決めておくことが大切です。配信方法によっては難易度が上がり、事前の準備が大変になる場合があります。直前になって焦ることがないよう、企画しているワークショップに合わせて適切な配信方法を選択しましょう。
配信会社に委託せず、自社のみでオンラインワークショップを開催する場合は、完全オンライン型の配信方法が望ましいです。完全オンライン型の配信方法なら、比較的ワークショップの規模が大きくなっても、コンサルや最小限の人材派遣で済むのでコストを抑えることができます。
逆に、登壇者がオフラインとオンラインの両方に存在するようなハイブリット型の配信方法の場合は、最初から配信会社へ依頼したほうが良いでしょう。配信会社へ依頼することで、無駄な労力を割く必要がなくなり、オンラインワークショップの企画や参加者満足度を高める施策により注力することができますよ。
また、配信方法を決める段階で配信ツールも合わせて決めておくと良いですね。おすすめの配信ツールはZoomです。多機能かつ扱いやすいのが特徴で、大体のイベントはZoomでカバーすることができます。他にも様々な配信ツールがあるので、どの配信ツールを使えばいいか悩んでいる方は下記の記事を参考に最適な配信ツールを探してみてください。
» 「ウェビナーのツールについて解説します【おすすめはZoomです】」

配信の座組みをつめる

次に、配信の座組みを図面に起こせるようにしておくと良いですね。配信の座組みがそのまま当日の配信成功に繋がると言っても過言ではありません。実際に、映像系の入出力・音声系の入出力を絵に描いてみるのがおすすめです。
具体例として、下記の動線を参考にしてみてください。

• 映像入力：ビデオカメラ３台→HDMI to USB(A)ビデオキャプチャー→配信PC
• 映像出力；サブPCから外部モニターにHDMI出力して確認
• 音声入力：ダイナミックマイク３本→XLR(キャノン)ケーブル→ミキサー→USB(A)→配信PC
• 音声出力：会場スピーカーから確認

このようにインプットとアウトプットを可視化することで理解が深まり、配信当日の予期せぬトラブルにも冷静に対応することができます。また、配信当日は音量が小さかったり、雑音が入ることは極力避けたいです。オンラインの視聴者は、基本的に「映像よりも音声」に厳しい傾向にあるため、ハウリングしないよう心がけましょう。

参加者動線を決定する

ここからは参加者動線を決めていきます。ワークショップを開催することではなく、より多くの参加者に満足してもらうことが本来の目的のはずです。オンラインワークショップを成功させるためには、どのように集客するのか、いかにスムーズに参加してもらうかを考えなくてはいけません。
参加者動線を決める上で、特に意識しておきたいポイントは次の３つです。

• 告知はあらかじめ余裕をもって行う
• 想定とする参加者に合う告知媒体を使う
• 参加までの手順を分かりやすくして心理的負担を下げる

オンラインワークショップでは、参加者側も配信ツールの導入やインターネット回線を整える必要があります。従って、開催の日程や参加方法などは余裕をもって事前に告知しておくことが大切です。
また、配信ツールに慣れていない参加者を想定して、URLをタップするだけで参加できるような、シンプルで簡単な参加方法が望ましいですね。

参加者とのコミュニケーション方法を考える

オンラインワークショップにおいて、参加者とのコミュニケーションは参加者満足度に大きく関わるパートになります。一般的なオンライン配信の場合、登壇者が一方的に演説をするようなウェビナー形式が多いですが、これだと一方通行になりやすく参加者に満足してもらうのは難しいです。
特に、オンラインワークショップの場合は、参加者との交流の密度が濃いほうが参加者満足度を高めやすいと言えるでしょう。企画しているワークショップの規模にもよりますが、人数が少ないのであれば、参加者側もビデオをONにして双方向でのコミュニケーションの機会を設けると良いですね。
逆に、人数が多いのであればチャット機能を活用したり、Zoomのブレイクアウトセッションのような参加者を小グループに分けられる機能を活用することで、大人数であっても双方向のコミュニケーションを担保することができますよ。

各セッションの役割分担を決める

続いて各セッションの役割分担を決めます。オンラインワークショップでは、下記の２つの役割が特に重要です。

• ファシリテーター
• メンター

ファシリテーターは、主にセッションの進行を務めます。オンラインのワークショップでは、トラブル等で時間を押してしまう可能性を考え、タイムキーピングを意識した進行を心がけると良いでしょう。もし運営側の人員に余裕があるのであれば、タイムキーパー担当を別途決めておくことをおすすめします。
また、各セッションにオンライン配信に慣れているメンターを１人以上配置しておくことで、オンラインでも円滑なコミュニケーションを促す役割を担います。
さらに、本番で機材トラブル等が発生した場合に備えて、配信会社に依頼しておくとより安心ですね。

リハーサル日程を決める

オンラインワークショップのリハーサルは、最低でも３日以上前に行っておくことが望ましいです。直前でのリハーサルになると、機材やケーブルの不足に気がついても対応しきれない可能性が出てしまいます。他にも、リハーサルでは下記のポイントに注意して繰り返し確認しておくようにしましょう。

• 画質や音質の最終確認
• カメラごとのホワイトバランスの調整
• セッションごとのスタッフの役割と人員配置
• 登壇者・スタッフのアカウント名はどうするのか
• 動画や画像の画面共有はどのような方法を取るのか
• どのようなタイミングで画面やスポットライトビデオを切り替えるか、動画を挿入するのか

リハーサル回数に関しては、多すぎる分には全く問題はありません。不安が消えるまで入念にリハーサルを行うことをおすすめします。

ワークショップをオンラインで成功させるコツ

オンラインワークショップを成功させるコツは、主に次の７つが挙げられます。この７つをしっかり押さえておくことで、本番の配信で大きく失敗する可能性はなくなりますよ。

• 配信の座組みをコンサルしてもらう
• 当日の役割分担を決める
• リハーサルを必ず行う
• 双方向のコミュニケーションの動線を設定する
• 荒らし対策を万全にしておく
• インターネット回線を整えておく

それぞれのポイントを詳しく解説していきます。

配信の座組みをコンサルしてもらう

本番でZoomを使うにしてもYouTube Liveと組み合わせたり、OBSを導入したりと、映像を流す方法は複数あります。また、事前収録した動画を複数挿入したいときなど、映像の配信にこだわってクオリティを高めたい場合は、当日に配信専門のスタッフを雇うことをおすすめします。というのも、本来は企画に注力すべき力を分散させることになるからです。配信専門のスタッフに配信関係を任せてしまえば、かなり余裕ができるので参加者満足度を高める施策により一層注力することができます。
しかし、予算の都合上で専門のスタッフを雇うことができない場合も考えられます。予算と相談にはなりますが、最低でも配信の座組みをコンサルしてもらうことが望ましいですね。
より詳しい内容は、「オンラインイベントの事例から、配信を失敗させないコツを解説します」で解説しています。こちらの記事も合わせてご覧ください。

当日の役割分担を決める

先ほど紹介した各セッションの役割分担を参考に、当日のスタッフの動きまで細かく把握しておきましょう。特に、オンラインカンファレンスではファシリテーターの役割が重要です。オフラインとは違う独特な雰囲気のなかで進行しなくてはいけないので若干難易度が高めです。できるだけオンライン配信に慣れているスタッフがファシリテーターを務めた方が良いでしょう。
また、オンライン配信の場合は、リアルで行う場合と比較して思いがけないトラブルが起こりやすいです。万が一、本番でトラブルが発生した場合に備えて、迅速に対応できるよう配信に詳しいスタッフを多めに待機させておくと安心ですね。社内に配信に詳しいスタッフがいない場合は、あらかじめ対処してくれる配信会社をピックアップしておくと良いです。

リハーサルを必ず行う

本番で成功させるためには、準備が９割です。いかに念入りに準備できるかが勝負だと思っています。そのなかでも、特にリハーサルは何度も繰り返し行うことを強くおすすめします。リハーサルを行うことで客観的に把握することができ、より良いコンテンツを作り上げることが可能です。リハーサルにおいて気を付けるべきポイントは先ほど解説しているのでそちらを参考にしてください。

 双方向コミュニケーションの動線を設定する

オンラインワークショップでは、参加者とのコミュニケーションの手段を確保しておくことが大切です。オンライン上だと対面で行うよりも、双方向の交流の機会が少ない傾向にあります。参加者との交流を増やすために、コメントを取り上げる時間をあらかじめ決めておくのも良いですね。コメントで質問を募集しておいて、後で回答していく形式でも参加者としては嬉しいので積極的に導入すると良いですよ。
また、参加者同士のコミュニケーションの機会を設けたい場合は、ブレイクアウトルームを使用することで解決します。配信ツールによっては、このような機能が搭載されていない場合があるので注意が必要です。

参加者動線を整理する

企画しているオンラインワークショップのコンテンツに注力しつつ、参加者動線を整理していきましょう。申し込みページを作成すると共に、参加URLの一覧ページも合わせて作成しておくと良いですね。特に、申し込みページに関しては参加者に分かりやすく簡単に入力できるようなシンプルな作りにしておくことが大切です。
また、少し上級者向けになりますが、次のセッションのURLがわかるような工夫をしておくと開催する際に楽になります。
オンライン開催の場合、コンテンツの内容だけでなく配信に関する質問が多く寄せられる場合も考えられます。質問時の対応電話番号や予想される質問に対する回答を事前に確認しておきましょう。オンラインワークショップは、特に人数が多いので、場合によっては対応チームも用意しておくと安心ですね。

荒らし対策を万全にしておく

残念ながら参加者の中には勝手に画面共有を始めたり、マイクをオンにして音声を流すなどの迷惑行為をする方がいます。オンラインワークショップの規模が大きくなるにつれ、このような荒らし対策の見回りもしっかり行う必要がありますね。Zoomを使用する場合であれば、「待機室」を利用することで解決します。万が一、荒らし等の迷惑行為があれば、ホストの権限で「待機室に送る」または「退出」を強制的に行うことが可能です。また、待機室を活用することで、入室時に参加者の認証を行うことができます。
快適な配信を行うためにも、荒らし対策は必須ですよ。

インターネット回線を整えておく

最後に、オンラインワークショップの開催を成功に導くカギは、高速なインターネット回線です。オンラインで開催する上で、インターネット回線には細心の注意を払う必要がありますね。参加人数が多くなるほど、主催者側の回線負担が大きくなり映像が乱れる可能性がでてきます。Wi-Fiだと速度が遅くなる場合があるので不安です。安定したオンライン配信を確実に行いたいのであれば、有線LANでの配信が望ましいですね。事前に配信当日と同じ時間帯で速度を計測しておき、アップロードで「30Mbps」以上の速度は出るように調整しておきましょう。回線速度が230Mbpsを下回ってしまうと、配信の遅延や映像がカクつく可能性があります。インターネット回線は円滑な配信を行うために、優先的に投資しておきたい機材ですね。
ライター：齋藤遥