オンライン研修で役立つツール４選【重要ポイントも解説します】

オンライン研修で役立つツール４選

早速、オンライン研修で役立つツールを４つご紹介します。
オンライン研修が行えるツールはいくつもありますが、受講する側も使い慣れている「Zoom」が最もおすすめのツールです。
なお、オンライン研修のやり方に関しては、「オンライン研修のやり方【Zoomが一番多機能＆安定でおすすめ】」を合わせてご覧ください。

一番おすすめはZoomです

Zoomはデータ通信量が軽く、ポケットWi-Fiユーザーなど、通信速度や通信量に制限を持つ参加者も参加しやすいツールです。（とはいえ、光回線の利用を推奨。特に、主催者は光回線を利用しましょう。）
他にも、下記のようなメリットが挙げられます。

• 主催者・参加者問わず、インターネット上で使用方法の情報を取得しやすい
• ユーザーに参加者認証をつけることができる
• ブレイクアウトセッションが使える
• 提供会社がセキュリティ対策に尽力し、セキュリティ面の問題も対応済み
• 外部カメラ・外部マイクを導入できる
• OBSやManyCamの使用で字幕・テロップ対応も可能

Zoomは利用するユーザーが多く、ネット上にも情報が多いです。困ったことがあればすぐにインターネット検索で解決できます。
セキュリティ面では、ユーザーに参加者認証をつけることで、誰が参加したのかや、不正な参加者がいないかを確認することもできます。
また、双方向なコミュニケーションの場としてブレイクアウトセッションも効果的です。
ブレイクアウトセッションを使うことで、複数人を１つの部屋にまとめたグループをいくつか作成し、参加者同士のコミュニケーションを図ることができます。
さらに、OBSやManyCamなど外部映像系ソフトウェアを導入することで、テロップや字幕に対応したオンライン研修を行えます。
リアルタイムでの配信でありながら、編集したYouTube動画やニュースのような画面を作ることが可能です。

Zoom以外で研修に使えるオンライン配信ツール

ここからは、Zoom以外で研修に使えるオンライン配信ツールを３つご紹介します。

• Google Meet
• Microsoft Teams
• Cisco Webex

それぞれのツールを順番に見ていきましょう。

Google Meet

Googleが運営しているツールということもあり、セキュリティの安心感から好まれる方も多いツールです。
Googleアカウント１つあればツールを使える簡易性も評価されています。
しかし、セキュリティ的に安心であり、簡易性も評価されている一方で、大きな２つのデメリットも押さえておく必要があります。
１つ目は、他ツールとの親和性に欠けてしまうことです。Google Meetは「少人数での会議」を目的としたツールのため、大人数でのオンライン研修や総会など、配信イベントには向いていません。
２つ目のデメリットは、通信容量が大きいことです。Zoomは比較的容量が小さく、タイムラグなどが発生しづらいメリットがありますが、容量の大きいGoogle Meetでは、参加する人数が多いほどタイムラグが発生しやすくなります。
オンライン研修では、主催者と参加者がお互いにストレスなく進められることが大切ですので、参加人数が増えるようであればZoomでのオンライン研修をおすすめします。

Microsoft Teams

２つ目のツールはMicrosoft Teamsです。
Webセミナーで同時に1,000人まで配信することができ、なおかつ250人まで同時接続ができる魅力があります。
しかし、１つの画面に「最大４人」までしか表示ができないため、双方向性のコミュニケーションが弱まってしまうデメリットはあります。
双方向性を求めない配信では有用なツールのため、オンライン研修の目的や参加人数に合わせて使い分けることをおすすめします。
中の人が使用した個人的感想では、音質や音声系の安定性がZoomに劣る印象でした。

Cisco Webex

３つ目のツールはCisco Webexです。
Cisco WebexはZoomに似たオンライン配信ツールであり、Zoomと異なる点は「ブレイクアウトセッションがないこと」、「名前の変更ができないこと」が挙げられます。
Cisco Webexでのオンライン研修への参加は、主催者側がパスワードを設定しない限り、未登録の方でも参加できるメリットがあります。
また、Zoomの無料版が３名以上の参加で配信制限が40分であることに対して、Cisco Webexは人数に関係なく50分まで配信することができます。
ただ、Zoomに比べてインターネット上に情報が少ないため、使い慣れていない方だと最初は苦労してしまうこともあるかもしれません。
ただし、Zoomのセキュリティに不安を覚える会社がWebexの利用を望む場合があり、弊社でも技術対応しています。
上述した３つのオンライン配信ツールの他にも、StreamYardやremoなどがあります。
これらに関しては、「オンラインイベントのプラットフォーム比較【11ツール一斉紹介】」にて11個のオンライン配信ツールを紹介しているため、複数のツールを検討されている方は併せてご覧ください。
使い方も、Zoomの使用方法をマスターすれば、初見でも使用可能だと思います。

オンライン研修を行うメリット・デメリット

ここからは、オンライン研修を行うメリットとデメリットについて解説をします。
特にデメリットの部分を理解することで、実施の前に対策が練れるかと思いますので、解決策も併せて解説します。

オンライン研修を行うメリット

オンライン研修を行うメリットは下記の通りです。

• 参加者の場所に対する制限を設けないため、新型コロナウイルスなどの感染症対策として効果が高い
• 研修の映像を録画し、当日参加できなかった参加者が後から視聴することができる
• 資料の同時編集・作業がやりやすい

最大のメリットは「場所に縛られずに研修を行える」という点です。
新型コロナウイルスなどの感染症対策として推進されているリモートワークなどと相性が良く、どこからでも参加できる魅力があります。
時間等の都合で当日参加ができなかった方にも、オンライン研修の映像を録画し、後から視聴することもできます。
また、オンライン研修の資料作成は、複数人で同時編集ができる「Googleドキュメント・Googleスライド」などがおすすめです。
オンライン研修を開催するとなると、「事前に細かく資料を作成しないといけない」と思われる方も多いですが、研修中に複数人で共有しながら編集することで、資料作成の手間を削減できるとともに、双方向性のコミュニケーションが取れるメリットもあります。

オンライン研修を行うデメリット

オンライン研修を行う上で考えられるデメリットは下記の通りです。

• 直接の会話や参加者同士の雑談がしにくい
• 実習形式の研修には相性が悪い弱点がある
• 運営側がWeb会議ツールの使い方を習得する負担がある

「参加者同士の雑談がしにくい」という点に対する解決策としては、ブレイクアウトセッションが挙げられます。
少人数のグループをいくつか作成し、参加者同士の交流の場を作ることで、双方向性を強化し、参加者の満足度を高められます。
また、チャット機能を使うことによって、文面上でもお互いの意思疎通が図れます。ただ、オンライン研修は「講義形式」の研修には相性が良いものの、「実戦形式」の研修とは相性が悪いです。
従って「講義形式」ならオンライン研修、「実戦形式」ならオフラインでの研修など、スタイルに合わせて研修の使い分けをした方が良いかもしれません。

オンライン研修を行う上で気をつけること

ここからは、オンライン研修を行う上で気をつけることを３つご紹介します。

• 主催者だけでなく、参加者のネット環境にも配慮すること
• 参加者に顔出しをしてもらうこと
• 双方向性を意識すること

それぞれのポイントを順番に解説します。

主催者だけでなく、参加者のPC・ネット環境にも配慮が必要

前提として、主催者のPC・ネット環境は万全の準備をしておく必要があります。例えば、Zoomでのオンライン研修を行う場合は、アカウントを有料プランにしておくこと、光回線など通信速度の速い回線を用意しておくことなどが挙げられます。
また、主催者だけではなく、参加者のネット環境にも配慮が必要です。
例えば、インターネットで「20Mbps以上の速度が出る回線」の用意が挙げられます。
10Mbpsでも通信することができますが、配信途中で途切れてしまうことがあるため、問題なく通信するには20Mbps以上あることが望ましいです。
特に主催者側は回線速度が高い環境での配信が望ましく、有線LANの利用を推奨しています。
なお、ガイアックスのNagatacho GRiDでは、回線速度は最高で500Mbpsを超えます。

参加者に顔出ししてもらう

続いての気をつけるべきポイントは、参加者に顔出しをしてもらうという点です。
ビデオやマイクをオフにされてしまうと、運営側は参加者の様子がわからず、意思疎通ができているのか不安に思います。
お互いのコミュニケーションを取るためにも、参加者に顔出しをしてもらうようにしましょう。
ただし、参加者心理を考えると、長時間に及ぶ研修は疲れてしまいます。
参加者がビデオやマイクをオフにしてしまうのは、無意識に画面に映る自分の姿を気にしてしまうからだと言われています。
従って、参加者に顔出しで参加してもらうためには、適度に休憩を挟む、そもそも長時間に及ぶ研修を行わないなどの対策を考えておくようにしましょう。

双方向性が一番重要

Web会議ツールを使ってオンライン研修を行う上で気をつけるべき最後のポイントは、双方向なコンテンツの用意で、ここが参加者満足度を高めるコツです。
「双方向」には、講師⇔受講者の方向だけでなく、参加者⇔参加者のディスカッション、グループワーク、ふりかえりも含まれます。
逆にいうと、一方通行の配信を行うのであれば、自発的に見れるYouTubeなどの動画配信で十分だと思われてしまいます。わざわざ同期する必要もないので。
従って、せっかくオンラインで人を集めるのであれば、ブレイクアウトセッションなどを効果的に使い、講師-受講者、あるいは参加者同士のコミュニケーションが取れる時間を設けるようにしましょう。新入社員の社員研修の際など、特にここが肝だと考えています。