オンライン社員総会を開催する方法【配信会社のノウハウを伝授します】

オンライン社員総会を開催する方法

まずは、オンライン社員総会を開催する方法について解説していきます。
具体的には、以下の3つの項目に分けて紹介します。
①オンライン社員総会の概要
②オンライン社員総会で使う配信ツール
③ガイアックスのオンライン社員総会の参加者の声
それぞれの項目ごとに、詳しく見ていきましょう。

①オンライン社員総会とは？

オンライン社員総会とは、従来オフラインで行っていた社員総会を、オンライン配信ツールを使用して、オンラインで行うことです。
オンライン配信ツールとは、ZoomやMicrosoft Teamsなどのことです。
多くの企業で一般的であったオフラインでの社員総会は、一箇所に大人数が集まり、三密の状態を引き起こしてしまいます。
近年のコロナ対策をきっかけに、オンライン社員総会の需要は高まっています。
オンライン社員総会には、完全にオンラインのものと、登壇者がオンライン・オフラインの2拠点に分かれている、ハイブリットのものがあります。
社員総会だけでなく、株主総会や入社式でもハイブリット形式のものは増えてきているようです。
一箇所に長時間密集することの多かった社員総会は、コロナ対策によるオンライン化の影響を受けて、オフラインからオンラインへ見直しを求められることが多いです。

②オンライン社員総会で使う配信ツール

配信ツールを利用することで、社員総会を簡単にオンラインで行えるようになります。
オンライン社員総会で使う配信ツールは、「オンラインイベントのプラットフォーム比較【11ツール一斉紹介】」で紹介しているように、たくさんの種類があります。
それぞれメリット・デメリットなどの特徴がありますが、その中でも一番のおすすめはZoomです。
Zoomがおすすめである理由として、以下のものが挙げられます。

• YouTube Liveとの連携がわかりやすい
• ビデオカメラやマイク、OBSなど外部ツールとの接続が可能
• スピーカービューと最大49人まで一画面表示できるギャラリービューを切り替え可能
• 映像と音声が他のツールよりも途切れにくく、安定している

外部ツールとの接続が柔軟で、接続が途切れにくく、安定して配信できる点がZoomが評価されている要因です。
とある調査によると、日本で30%、アメリカでは48%が「１週間以内に直近でZoomを利用している」と答えております。
Zoomは日本でもアメリカでも、利用者数が一番多い配信ツールです。
特にアメリカでは圧倒的にZoomの利用者が多く（全体の48%）、Zoomはグローバルで利用可能な配信ツールであるといえます。
海外と配信を行う際も、Zoomを使用していれば、大きな問題はなく接続できるでしょう。
また、Zoomを利用していて、トラブルやわからないことがあっても、利用者数の多さからインターネット上に情報が多く、検索して素早く問題を解決できる点も、Zoomがおすすめであるポイントの１つです。
オンラインイベント初心者から慣れている人まで、幅広い層に使われているツールがZoomです。
Zoomを使用すれば、配信ツールによって引き起こされるトラブルは限りなく減らせるでしょう。

③ガイアックスのオンライン社員総会の参加者の声

ここで、ガイアックスで実際に行われた社員総会に参加した社員の、参加レポートをご覧ください。
このレポートを読むことで、完全オンラインで行われた社員総会に参加した社員のリアルな声がわかり、どのように参加していたのかも詳しくわかります。ガイアックスは個人に裁量を大きく許しているので、すこし自由すぎかもです。
実際に参加した原さんは「完全オンラインで開催されたガイアックスの社員総会、自由すぎて怒られないか心配な参加レポート」にて感想をシェアくださいました。
簡単に要約すると、家にいながら参加できる自由度の高さから、家事や散歩をしながら楽しみながらオンライン社員総会に参加できたようです。
参加レポートのように、最初は音声トラブルなどに戸惑うこともありそうですが、使い慣れていけそうです。
オンライン社員総会は、今後も普及していきそうですね。

オンライン社員総会の流れ

ここからは、オンライン社員総会の流れを簡単に説明していきます。
具体的には、以下の流れで進めていきます。
①イベントの流れを決定
②オフラインでの同時登壇人数を確定
③リハーサル
④本番の実施
それでは、それぞれの項目ごとにわかりやすく解説していきます。

①イベントの流れを決定

まずは、オンライン社員総会の全体の流れを決めていきましょう。
あらかじめイベントの流れを決定しておくことで、スムーズでメリハリのある社員総会を開催できます。
例えば、以下のような流れを事前に決めておくとよいでしょう。

1. オープニング
2. 社長挨拶
3. 新入社員など社員や事業部長の挨拶
4. 前者報告
5. 表彰
6. 懇談会のお知らせなど

各々の項目ごとに、どれだけの時間を使うのかも決めておきましょう。
時間配分をあらかじめ決めておけば「事前の想定より30分もオーバーしてしまった！」といった、やりがちなミスも避けられます。
項目に社員が楽しめるようなイベントを追加すると、オンラインでも盛り上がる社員総会になります。
ガイアックスが他社の配信を企画から配信代行させていただいた時は、クイズアプリ「Kahoot!」を使用し、社員の方々に盛り上がって頂くことができました。
「Kahoot!」のような、Zoomをやりながら楽しめるアプリを探して、オンライン社員総会に組み込むのも面白そうですね。
オンラインでも楽しめる工夫をこらせば、十分に盛り上がるオンライン社員総会にできるでしょう。
楽しむイベントを行う際は、社員同士が活発なコミュニケーションを取れるように、ブレイクアウトセッションの導入がおすすめです。
ブレイクアウトセッションとは、大人数でZoomを行っている際に少人数に分かれてグループミーティングができる機能になります。
Zoomの設定で簡単に行えるので、ぜひ活用しましょう。
イベント全体の流れを決め、社員に楽しんでもらえるようなイベントを企画すれば、メリハリがあり、オンラインでも盛り上がる社員総会になるでしょう。

②オフラインでの同時登壇人数を確定

次に、オフラインで同時に登壇する人数を確定します。
事前に以下の必要物の準備を進めるために、必ず行いましょう。

• カメラ
• マイク（何本必要か）
• スイッチャー
• ミキサー

同時登壇者が３名であればマイクは３本必要ですし、カメラも２台の方が映像のクオリティが高まるでしょう。
もし同時登壇者が多ければ、スイッチャーやミキサーがあった方が、画面切替などのもたつきがなく、スムーズに配信ができるでしょう。
もしオフラインとオンラインそれぞれに登壇者がいる、ハイブリット配信をしようとしているのであれば、配信業者に任せた方が安心です。ガイアックスも承れます。
事前に準備する項目が多いため難易度が高く、自分たちだけで配信をしようとすると、上手くいかない可能性があります。
特にオンラインでの社員総会に慣れていないうちは、安心できる配信業者にアドバイスをもらいながら行った方が、スムーズに社員総会を行えるでしょう。

③リハーサル

オンライン社員総会を行う際には、事前にリハーサルを必ず行いましょう。
リハーサルを行うことで、足りない機材やスタッフの適切な配置位置などを、事前に確認しておくことができます。
できれば本番の３日前までにスタッフ同士で、BGMや挿入するスライドと、スライドの共有方法などの細かい点もすり合わせしておきましょう。
本番３日前のリハーサルで機材の不足に気付くことができれば、本番までに準備できるかと思います。
事前のリハーサルを行うことで、必要機材の確認と本番に向かうための最終確認が行えます。

④本番の実施

最後は、いよいよ本番の実施です。
当日の準備には余裕を持って、リハーサルを行った成果を発揮できれば、オンライン社員総会を無事成功させられるのではないかと思います。
本番の注意点として、もしYouTube Live を同時に行う場合には、配信開始ボタンを押し忘れないようにしましょう。
「YouTubeライブ中継しなければいけないのにできていなかった！」という大きなミスを引き起こしてはなりません。
事前の準備を入念に行い、余裕を持って本番を実施することで、オンライン社員総会を成功させることができるでしょう。

ライター：岩永翔太

配信担当：藤堂からのコメント

気をつけていることは、会場参加者とオンライン参加者のコミュニケーションです。
Zoom登壇者の声や映像、スライドを会場に流すことでリアルの会場参加者とコミュニケーションが取れるようになります。しかし、これをやると強烈なハウリング（ピーン、ボーン、という大きな雑音）に繋がりますので、会場のスピーカーやマイク、はては床や壁の特性に応じたセッティングをすることが重要です。