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ハイブリッドのイベントを開催する際に必要な知識【支援可能です】

Gaiaxライブコミュニケーション事業部

最近、オンラインとオフラインをミックスした、ハイブリッド形式で行うイベントが増えています。
いざ自社のイベントをハイブリッド形式で行おうとしても、どのように行えば良いのかと悩んでいませんか?
ノウハウや知識がないと、ハイブリッド形式でのイベント開催は、ハードルが高いと感じてしまうでしょう。
そこで本記事では、ハイブリッドのイベントを開催する際に必要な知識を紹介します。
ガイアックスでは、オンライン配信サービスを提供しています。
少し宣伝にはなりますが、弊社では企業のオンラインイベントの配信代行を企画から巻き取ることができます。イベントに付随するWEBサイト制作なども内製化しており、配信台本作成や接続テストなど手厚いサポートを強みにしています。特に、ビジネス・カンファレンス系の案件の経験が豊富です。
軽い相談からでも構いません。ぜひお問い合わせください。
» オンラインイベントの企画・配信サービス

ハイブリッド型のオンラインイベントとは?

Zoomなどでオンライン参加している視聴者に向けて、オフラインと別のオンライン端末から参加している登壇者の映像をミックスして配信することです。
つまり、登壇者がオンラインとオフラインから配信することを指します。
登壇者が1カ所に集まらなくても良いので、遠方からでも登壇できるというメリットがあるでしょう。
さらに、登壇者が集まることによって発生してしまう、三密の状況も避けられます。
しかし、オフライン登壇者とオンライン登壇者の会話が行われると、配信オペレーター型では、必要な作業が増えるため、難易度は上がります。
例えば、登壇者の切り替え作業であったり、音声の調整が必要になるでしょう。
オンラインとオフラインから配信するハイブリッド型のオンラインイベントは、メリットもありますが開催の難易度が高いといえます。

ハイブリッドのイベントを開催する際に必要な知識【支援可能です】
ハイブリッドのイベントを開催する際に必要な知識【支援可能です】

ハイブリッドのイベントを開催する際に必要な知識

ハイブリッドのイベントを開催するにあたって必要な知識を、以下の3つの項目で紹介していきます。

  1. ハイブリッド型のイベント配信は、何が難しいのか?
  2. ハイブリッド型のイベント配信の難易度を下げる方法
  3. 今後ハイブリッド型のイベント配信の可能性は広がっていく

それでは、それぞれ詳しく見ていきましょう。

①ハイブリッド型のイベント配信は、何が難しいのか?

ハイブリッド型のイベント配信は、登壇者がオフライン・オンラインの両方にいるため、難しいです。
なぜなら、オンライン登壇者の声を、オフライン登壇者に聞かせる必要があるからです。オンライン登壇者の声をオフライン会場で流す際にハウリングが発生してしまうと、「キーン」という音により、参加者が不快感を感じます。
また、オフライン参加者とオンライン参加者の声量が同じにならず、受信者側が聞き取り難いこともあるでしょう。
さらに、配信画面の切り替えが増えてしまうため、受信者側が見やすいような工夫が必要になります。
ハイブリッド型のイベント配信は、登壇者の拠点が増えることにより発生する問題を解決しなくてはならないため、通常のオンライン配信よりも難しいでしょう。

②ハイブリッド型のイベント配信の難易度を下げる方法

ハイブリッド型のイベント配信の難易度を下げる方法として、映像と音声を工夫すると良いでしょう。
一つの簡単なアイデアとしては、オフラインの映像に事前収録した映像を所々で流しながら、配信していくというものです。
例えば、以下の3点を取り入れることで、すぐに難易度を下げられるようになるでしょう。

  • オンライン登壇者の映像を生配信ではなく、録画にする
  • オンライン登壇者の音声は会場に流さないようにする
  • オンライン登壇者の映像は配信PCと別の端末から画面共有で共有する

オフライン登壇者の映像を録画にすれば、事前のリハーサルを入念に行えますし、ハウリングも防げます。
また、オンライン登壇者の音声は登壇会場のみに聞こえるようにすれば、声量の違いから、受信者側が聞き取り難いといった事例を防げるようになるでしょう。
さらに、オンライン登壇者の映像は別の端末から画面共有するようにすれば、実質の配信の座組みは簡単になります。
全てを生配信するというこだわりを持たずに、事前収録で対応する考えを取り入れると、ハイブリッド型のイベント配信の難易度を下げられるようになるでしょう。
とはいえ、オンライン参加者もライブ配信したいことが多いでしょう。
その場合は、ハウリング防止策として、会場で音声出力するスピーカーは音声を取り込む配信PCそのものに接続するという方法です。イベント主催する法人様で、ここがよくわからない場合は、配信のお問い合わせから相談することも可能です。
また、オンライン登壇者とオフライン登壇者の声量が違う問題は、ミキサーを導入しましょう。

③今後ハイブリッド型のイベント配信の可能性は広がっていく

徐々に普及してきたハイブリッド型のイベント配信ですが、今後さらに進化を見せていくでしょう。
ハイブリッド型のイベント配信は、オンライン・オフラインの両方の良さを兼ね備えています。
オフラインの登壇者が手に持った商品を紹介して、オンライン登壇者が商品の補足を行えば、商談や契約に結びつけることも可能になるでしょう。
密を避けながら、オフライン時と遜色ないイベントが開催できるようになるハイブリッド型のイベント配信の可能性は、今後広がっていくではないでしょうか。

ハイブリッド型オンラインイベントの導入例

ここからは、ハイブリッド型オンラインイベントの導入例を見ていきましょう。
以下3つの事例を紹介していきます。

  1. 講演会
  2. 入社式
  3. 新商品発表会

それでは、それぞれを詳しく見ていきましょう。

①講演会

講演会に、ハイブリッド型オンラインイベントを導入できます。
例えば登壇者が2人で、1人が海外にいる場合でも、講演会が可能です。
進行役と登壇者1人がオフラインで講演し、オンラインでPCを使用して海外から登壇者1人が参加します。
登壇を依頼する側は、場所を問わず登壇のお願いができるでしょう。
登壇者同士での掛け合いがあれば、より盛り上がる講演会にすることができます。

②入社式

入社式でも、ハイブリッド型オンラインイベントが活用できるでしょう。
社長・役員・新入社員がオンラインとオフラインのどちらかから参加します。
例えば司会役の社員と、社長・役員がオフライン会場で登壇し、新入社員はオンラインで登壇したとします。
社長や役員からお言葉を頂き、新入社員が今後の抱負を述べるような入社式を、三密を避けながら開催できるでしょう。
ハイブリッド型の入社式を開催することで、新入社員のモチベーションアップにも繋がる可能性があります。
ハイブリッド型のオンライン入社式開催については、詳しくは、「オンライン内定式とは?コンテンツから開催方法まで解説します」をご参照ください。

新商品発表会

企業の新商品をメディアに披露する新商品発表会でも、ハイブリッド型オンラインイベントを導入できます。
司会役とプレゼンを行う人がオフラインで登壇し、PRする新商品を使ってみたインフルエンサーにオンラインで登壇してもらうなどです。
ハイブリッド型のイベント配信を成功させるための考え方
ハイブリッド型のイベント配信を成功させるためには、以下のことを頭に入れておくと良いです。
具体的には、以下の4点です。

  1. リハーサルを増やす
  2. 機材投資は惜しまない
  3. 安定したネット環境を整える
  4. 配信会社に依頼する

それでは、1つずつ確認していきましょう。

①リハーサルを増やす

ハイブリッド型の配信を行う場合、リハーサルの回数を多めに行いましょう。
なぜなら、通常のオンラインイベント配信よりも、ハイブリッド型の配信の方が複雑で難しいからです。
リハーサルを何度も行えば、必要な機材の不足などにも気付きやすいでしょう。
また、リハーサルでトラブルや準備不足を見つけ、当日までに解消しておくことで、余裕を持って本番に臨めます。
ハイブリッド型のイベント配信をするのであれば、入念なリハーサルをしないと、本番中のトラブルが発生しやすく、冷静な対処ができなくなってしまうでしょう。

機材投資は惜しまない

ハイブリッド型の配信に臨む場合、機材の投資は惜しまないようにしましょう。
ハイブリッド型のオンラインイベントを行う際には、最低でも以下の機材が必要になります。

  • カメラ
  • マイク
  • スイッチャー
  • ミキサー

ハイブリッド型のオンラインイベントの場合、通常のオンラインイベントよりも操作が複雑になります。
登壇者の声量を合わせる必要がありますし、画面の切り替えもスムーズに行わなければなりません。
必要な機材の購入を惜しんでしまうと、より手間が増えてしまう可能性があります。
複雑なハイブリッド型のオンラインイベント中に、機材があればやる必要のない作業を、しなくてはならなくなってしまうでしょう。
機材投資を惜しまないことで、ハイブリッド型の配信を成功に導く可能性が上がります。

安定したネット環境を整える

通常のオンラインイベントよりも、ハイブリット型のイベントの場合、安定したネット環境が重要になります。
オフライン登壇者側とオンライン登壇者側のネット環境の、両方のネット環境が安定していないと、スムーズに配信ができないでしょう。
もし、オンライン登壇者側かオフライン登壇者側のどちらかのネット環境が悪い場合、登壇者同士の会話が成立せず、聞いている側は困惑してしまいます。
事前リハーサルの時点で、ネット環境を確認しましょう。
さらに、予備の端末や有線LANなども確保し、ネット環境が乱れた場合の対処方法についても検討しておくと良いです。

配信会社に依頼する

もしハイブリッド型のイベント配信を考えている場合、配信会社に依頼するのもひとつの手です。
配信会社では、ハイブリッド型のイベント配信に対する、知識やノウハウを持っています。
オンラインワークショップや、オンライン株主総会などを大規模で成功させた経験のある配信会社に依頼した方が、失敗は避けやすくなるでしょう。
複雑で難しいハイブリッド型のイベント配信は、配信会社に任せてしまった方が安心といえます。

ガイアックスではライブ配信の企業向け支援を行っています

オンライン配信事業

ガイアックスでは、イベント当日の配信運営だけにとどまらず、企画段階から配信の座組みを一緒に考えます。
また、動画撮影や動画編集、LP制作やWEB制作も一括で引き受けることで、貴社のマーケティング活動を大きく支援することが可能です。
ガイアックスは、様々なオンラインイベントを成功させた実績があります。
オンラインイベントについて気になることがございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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Gaiaxライブコミュニケーション事業部

法人向けにオンラインイベントの企画、配信代行サービスを行っているチームです。コロナ禍にて、全国のイベントが中止される中、解決策になるべく立ち上がりました。最近は、行政や上場企業が主催する大規模なイベントに注力。ただイベントを行うだけでなく、ブランディングや販売促進などの目標から逆算してイベントを企画支援していきます。

最近、オンラインとオフラインをミックスした、ハイブリッド形式で行うイベントが増えています。
いざ自社のイベントをハイブリッド形式で行おうとしても、どのように行えば良いのかと悩んでいませんか?
ノウハウや知識がないと、ハイブリッド形式でのイベント開催は、ハードルが高いと感じてしまうでしょう。
そこで本記事では、ハイブリッドのイベントを開催する際に必要な知識を紹介します。
ガイアックスでは、オンライン配信サービスを提供しています。
少し宣伝にはなりますが、弊社では企業のオンラインイベントの配信代行を企画から巻き取ることができます。イベントに付随するWEBサイト制作なども内製化しており、配信台本作成や接続テストなど手厚いサポートを強みにしています。特に、ビジネス・カンファレンス系の案件の経験が豊富です。
軽い相談からでも構いません。ぜひお問い合わせください。
» オンラインイベントの企画・配信サービス

ハイブリッド型のオンラインイベントとは?

Zoomなどでオンライン参加している視聴者に向けて、オフラインと別のオンライン端末から参加している登壇者の映像をミックスして配信することです。
つまり、登壇者がオンラインとオフラインから配信することを指します。
登壇者が1カ所に集まらなくても良いので、遠方からでも登壇できるというメリットがあるでしょう。
さらに、登壇者が集まることによって発生してしまう、三密の状況も避けられます。
しかし、オフライン登壇者とオンライン登壇者の会話が行われると、配信オペレーター型では、必要な作業が増えるため、難易度は上がります。
例えば、登壇者の切り替え作業であったり、音声の調整が必要になるでしょう。
オンラインとオフラインから配信するハイブリッド型のオンラインイベントは、メリットもありますが開催の難易度が高いといえます。

ハイブリッドのイベントを開催する際に必要な知識【支援可能です】
ハイブリッドのイベントを開催する際に必要な知識【支援可能です】

ハイブリッドのイベントを開催する際に必要な知識

ハイブリッドのイベントを開催するにあたって必要な知識を、以下の3つの項目で紹介していきます。

  1. ハイブリッド型のイベント配信は、何が難しいのか?
  2. ハイブリッド型のイベント配信の難易度を下げる方法
  3. 今後ハイブリッド型のイベント配信の可能性は広がっていく

それでは、それぞれ詳しく見ていきましょう。

①ハイブリッド型のイベント配信は、何が難しいのか?

ハイブリッド型のイベント配信は、登壇者がオフライン・オンラインの両方にいるため、難しいです。
なぜなら、オンライン登壇者の声を、オフライン登壇者に聞かせる必要があるからです。オンライン登壇者の声をオフライン会場で流す際にハウリングが発生してしまうと、「キーン」という音により、参加者が不快感を感じます。
また、オフライン参加者とオンライン参加者の声量が同じにならず、受信者側が聞き取り難いこともあるでしょう。
さらに、配信画面の切り替えが増えてしまうため、受信者側が見やすいような工夫が必要になります。
ハイブリッド型のイベント配信は、登壇者の拠点が増えることにより発生する問題を解決しなくてはならないため、通常のオンライン配信よりも難しいでしょう。

②ハイブリッド型のイベント配信の難易度を下げる方法

ハイブリッド型のイベント配信の難易度を下げる方法として、映像と音声を工夫すると良いでしょう。
一つの簡単なアイデアとしては、オフラインの映像に事前収録した映像を所々で流しながら、配信していくというものです。
例えば、以下の3点を取り入れることで、すぐに難易度を下げられるようになるでしょう。

  • オンライン登壇者の映像を生配信ではなく、録画にする
  • オンライン登壇者の音声は会場に流さないようにする
  • オンライン登壇者の映像は配信PCと別の端末から画面共有で共有する

オフライン登壇者の映像を録画にすれば、事前のリハーサルを入念に行えますし、ハウリングも防げます。
また、オンライン登壇者の音声は登壇会場のみに聞こえるようにすれば、声量の違いから、受信者側が聞き取り難いといった事例を防げるようになるでしょう。
さらに、オンライン登壇者の映像は別の端末から画面共有するようにすれば、実質の配信の座組みは簡単になります。
全てを生配信するというこだわりを持たずに、事前収録で対応する考えを取り入れると、ハイブリッド型のイベント配信の難易度を下げられるようになるでしょう。
とはいえ、オンライン参加者もライブ配信したいことが多いでしょう。
その場合は、ハウリング防止策として、会場で音声出力するスピーカーは音声を取り込む配信PCそのものに接続するという方法です。イベント主催する法人様で、ここがよくわからない場合は、配信のお問い合わせから相談することも可能です。
また、オンライン登壇者とオフライン登壇者の声量が違う問題は、ミキサーを導入しましょう。

③今後ハイブリッド型のイベント配信の可能性は広がっていく

徐々に普及してきたハイブリッド型のイベント配信ですが、今後さらに進化を見せていくでしょう。
ハイブリッド型のイベント配信は、オンライン・オフラインの両方の良さを兼ね備えています。
オフラインの登壇者が手に持った商品を紹介して、オンライン登壇者が商品の補足を行えば、商談や契約に結びつけることも可能になるでしょう。
密を避けながら、オフライン時と遜色ないイベントが開催できるようになるハイブリッド型のイベント配信の可能性は、今後広がっていくではないでしょうか。

ハイブリッド型オンラインイベントの導入例

ここからは、ハイブリッド型オンラインイベントの導入例を見ていきましょう。
以下3つの事例を紹介していきます。

  1. 講演会
  2. 入社式
  3. 新商品発表会

それでは、それぞれを詳しく見ていきましょう。

①講演会

講演会に、ハイブリッド型オンラインイベントを導入できます。
例えば登壇者が2人で、1人が海外にいる場合でも、講演会が可能です。
進行役と登壇者1人がオフラインで講演し、オンラインでPCを使用して海外から登壇者1人が参加します。
登壇を依頼する側は、場所を問わず登壇のお願いができるでしょう。
登壇者同士での掛け合いがあれば、より盛り上がる講演会にすることができます。

②入社式

入社式でも、ハイブリッド型オンラインイベントが活用できるでしょう。
社長・役員・新入社員がオンラインとオフラインのどちらかから参加します。
例えば司会役の社員と、社長・役員がオフライン会場で登壇し、新入社員はオンラインで登壇したとします。
社長や役員からお言葉を頂き、新入社員が今後の抱負を述べるような入社式を、三密を避けながら開催できるでしょう。
ハイブリッド型の入社式を開催することで、新入社員のモチベーションアップにも繋がる可能性があります。
ハイブリッド型のオンライン入社式開催については、詳しくは、「オンライン内定式とは?コンテンツから開催方法まで解説します」をご参照ください。

新商品発表会

企業の新商品をメディアに披露する新商品発表会でも、ハイブリッド型オンラインイベントを導入できます。
司会役とプレゼンを行う人がオフラインで登壇し、PRする新商品を使ってみたインフルエンサーにオンラインで登壇してもらうなどです。
ハイブリッド型のイベント配信を成功させるための考え方
ハイブリッド型のイベント配信を成功させるためには、以下のことを頭に入れておくと良いです。
具体的には、以下の4点です。

  1. リハーサルを増やす
  2. 機材投資は惜しまない
  3. 安定したネット環境を整える
  4. 配信会社に依頼する

それでは、1つずつ確認していきましょう。

①リハーサルを増やす

ハイブリッド型の配信を行う場合、リハーサルの回数を多めに行いましょう。
なぜなら、通常のオンラインイベント配信よりも、ハイブリッド型の配信の方が複雑で難しいからです。
リハーサルを何度も行えば、必要な機材の不足などにも気付きやすいでしょう。
また、リハーサルでトラブルや準備不足を見つけ、当日までに解消しておくことで、余裕を持って本番に臨めます。
ハイブリッド型のイベント配信をするのであれば、入念なリハーサルをしないと、本番中のトラブルが発生しやすく、冷静な対処ができなくなってしまうでしょう。

機材投資は惜しまない

ハイブリッド型の配信に臨む場合、機材の投資は惜しまないようにしましょう。
ハイブリッド型のオンラインイベントを行う際には、最低でも以下の機材が必要になります。

  • カメラ
  • マイク
  • スイッチャー
  • ミキサー

ハイブリッド型のオンラインイベントの場合、通常のオンラインイベントよりも操作が複雑になります。
登壇者の声量を合わせる必要がありますし、画面の切り替えもスムーズに行わなければなりません。
必要な機材の購入を惜しんでしまうと、より手間が増えてしまう可能性があります。
複雑なハイブリッド型のオンラインイベント中に、機材があればやる必要のない作業を、しなくてはならなくなってしまうでしょう。
機材投資を惜しまないことで、ハイブリッド型の配信を成功に導く可能性が上がります。

安定したネット環境を整える

通常のオンラインイベントよりも、ハイブリット型のイベントの場合、安定したネット環境が重要になります。
オフライン登壇者側とオンライン登壇者側のネット環境の、両方のネット環境が安定していないと、スムーズに配信ができないでしょう。
もし、オンライン登壇者側かオフライン登壇者側のどちらかのネット環境が悪い場合、登壇者同士の会話が成立せず、聞いている側は困惑してしまいます。
事前リハーサルの時点で、ネット環境を確認しましょう。
さらに、予備の端末や有線LANなども確保し、ネット環境が乱れた場合の対処方法についても検討しておくと良いです。

配信会社に依頼する

もしハイブリッド型のイベント配信を考えている場合、配信会社に依頼するのもひとつの手です。
配信会社では、ハイブリッド型のイベント配信に対する、知識やノウハウを持っています。
オンラインワークショップや、オンライン株主総会などを大規模で成功させた経験のある配信会社に依頼した方が、失敗は避けやすくなるでしょう。
複雑で難しいハイブリッド型のイベント配信は、配信会社に任せてしまった方が安心といえます。

ガイアックスではライブ配信の企業向け支援を行っています

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ガイアックスでは、イベント当日の配信運営だけにとどまらず、企画段階から配信の座組みを一緒に考えます。
また、動画撮影や動画編集、LP制作やWEB制作も一括で引き受けることで、貴社のマーケティング活動を大きく支援することが可能です。
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法人向けにオンラインイベントの企画、配信代行サービスを行っているチームです。コロナ禍にて、全国のイベントが中止される中、解決策になるべく立ち上がりました。最近は、行政や上場企業が主催する大規模なイベントに注力。ただイベントを行うだけでなく、ブランディングや販売促進などの目標から逆算してイベントを企画支援していきます。

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