2020年に流行した新型コロナウイルスをきっかけに、多くの企業が入社式をオンライン化する流れが加速しています。しかし、入社式前日までに準備するべきこと、当日の配信手順など、実際どのように進めれば良いのか分からないといった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。そこで本記事では、入社式をオンライン化して配信する方法や、細かな注意点を解説していきます。ガイアックスは、入社式や社員総会などを、すべてオンラインにて開催した実績があります。新入社員の入社式を成功させるためにも、ぜひ参考にしてください。

入社式をオンラインで行う方法

早速、入社式をオンラインで行う方法について解説をしていきます。ツールとしては、大人数対応で、YouTube Liveへの繋ぎ込みができ、参加者認証をつけられるZoomがおすすめです。

入社式の参加者はZoomに集合

まず、入社式の参加者をZoomに集合させることから始めます。事前に新入社員や先輩社員にZoomのリンクを共有しておき、時間まで指定した上で集合させるのが一般的です。後ほど解説いたしますが、参加者に集合させる時点で「誰が参加をして、誰が参加をしていないか」を確認する方法があります。入社式をスタートさせる前に出欠確認を取ることで、リモートだとしても円滑に式を進められるはずです。

Zoomの映像をYouTube Liveにストリーミングする

社員はZoomで参加すればよいのですが、一般公開や社外の方も視聴する場合、双方向性を作らない形で参加できる場所が必要です。そこでおすすめなのが、YouTube LiveとZoomを組み合わせる方法です。人数制限に縛りがありません。しかし、YouTube Liveを使って配信する方法でも、懸念点は2つ存在します。1つ目は、YouTubeとZoomに繋ぎ込む設定段階で、つまずく可能性が高いことです。2つ目は、YouTube Liveはライブ配信ボタンを押してから、24時間待たないと配信ができない点(初回のみ)です。こういった懸念から、自社で入社式の進行や配信をすべて行う場合は、事前リハーサルで練習をしておくことは必須だと言えます。

オンライン入社式のタイムライン

事前に、オンライン入社式のタイムラインを設定しておきましょう。ガイアックスの例を挙げると、社長挨拶→新入社員自己挨拶→懇親会といったタイムラインで進行をしました。また、Zoomにはブレイクアウトルームと呼ばれる、特定のグループを複数作り、双方のコミュニケーションを強化できる機能が備わっています。オンラインで人数が多いイベントの場合、どうしても会話がスムーズに進まない瞬間があるかもしれませんが、ブレイクアウトルームで色々な同期の顔を見て少人数で会話できることで、参加者の満足度を向上させられるはずです。

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会社行事をオンライン化させる上でつまずいてしまう3つのポイント

入社式のオンライン化にあたっての注意点を解説する前に、簡単に会社行事をオンライン化させる上でつまずいてしまうポイントを紹介していきます。事前にポイントをイメージしておくことで、当日ご自身がつまずいてしまったときに、冷静に対処できるようになります。良くつまずく3つのポイントは下記の通りです。

  • 操作方法に慣れるまで時間がかかる
  • 参加者との双方向性の交流ができない
  • ファシリテーター人材を育てる必要がある

それぞれ順番に解説していきます。

操作方法に慣れるまで時間がかかる

1つ目のつまずきポイントは、操作方法に慣れるまで時間がかかることです。Zoomは多機能ですが、多機能故に「全てを覚えられない」といった悩みを抱える人も多くいます。万が一、当日までに機能手順を把握しきれなかった場合は、スマートフォンやノートにメモを残しておきましょう。カンペを用意しておくことで、配信時に焦らず冷静な対処ができるはずです。

参加者との双方向性の交流が上手くいかない

2つ目のつまずきポイントは、参加者との双方向性の交流が上手くいかない点です。このあたりは数をこなすことで慣れてくるとは思いますが、Zoomに備わっている便利な機能を使うことで、解決できる課題も多いはずです。

  • ブレイクアウトセッション
  • 参加者アンケート
  • チャット機能
  • 画面共有

特に、ブレイクアウトセッションは参加者を少人数にまとめて交流させられるため、積極的に取り入れることで、満足度を高めやすい傾向にあります。また、イベント終了後にアンケート機能を利用して、「本日のアンケートの感想」などをまとめるのも良い手だと思います。ここで出た感想を次回のイベントに活かすことで、より参加者目線で開催することが可能になります。

ファシリテーター人材を育てる必要がある

つまずきポイントの3つ目は、ファシリテーター人材を育てる必要があることです。こちらは「イベント開催前」の悩みになると思いますが、適任者がいない場合は、1から育てる必要があります。とはいえ、こちらも数をこなすことで感覚が掴めてくるポイントではあります。複数人にファシリテーターを任せてみて、最も参加者との双方向性のコミュニケーションが取れる人材に任せるのがおすすめです。なお、ガイアックスでは会社イベント当日のファシリテーターを派遣することも可能です。

» オンラインイベントの企画・集客・運営支援サービス

入社式をオンラインで行う際のコツ

ここからは、入社式をオンラインで行う際のコツを解説していきます。基本を覚えることで様々な事業に応用できますので、1つずつ確認しながら進めていきましょう。オンラインで行うコツは4つあり、それが下記の通りです。

  • ファシリテーターとオペレーターのリハーサルを行う
  • 参加者管理・注意事項を事前に共有
  • 安定した配信環境を構築する
  • 自社でノウハウをまとめてPDCAを回す

それぞれ順番に解説していきます。

ファシリテーターとオペレーターのリハーサルを行っておく

コツの1つ目は、ファシリテーターとオペレーターのリハサールを行っておくことです。行事を進行させる担当者がつまずいてしまうと、参加者が不安になります。また、開催する行事に合わせて、どのようなツールやアプリを使用するかなども、事前に検討する必要があります。下記の記事では、オンラインイベントで利用する際に便利なツールを比較して解説していますので、ケースごとに使い分けてみましょう。

» オンラインイベントのプラットフォーム比較【11ツール一斉紹介】

参加者管理・注意事項を事前に共有

オンライン化のコツ2つ目は、参加者管理や注意事項を事前に共有することです。例えばZoomのURLを新入社員などに共有する際は、URLを外部の人に知られないような工夫が必要です。Zoomに備わっている認証機能で参加者事前登録を使い、外部の人が参加できないようにすることがおすすめです。また、入社式など面識のない人が参加するイベントをYouTubeなどに公開する場合は、著作権や肖像権に配慮することも大切です。事前に一言伝えておくだけで参加者の心理状況は大きく変わってきますので、企業として、後からトラブルが発生しないように準備しましょう。

安定した配信環境を構築する

安定した配信環境を構築することも、会社行事をオンライン化していく上で欠かせません。ZoomやYouTube Liveの配信はポケットWi-Fiで行うこともできます。しかし、回線速度は十分に速いとは言えないため、タイムラグなどで相手にストレスを与えてしまう可能性があります。そのため、極力屋内で通信速度の速い光回線を使用して配信を行いましょうまた、状況に応じて映像の画質を高めるための外部カメラや、音質を高めるためのマイクなどの購入を検討することもおすすめです。HDMI to USBビデオキャプチャーを購入すると、外部カメラの映像をUSBでPCに取り込めます。

自社でノウハウをまとめてPDCAを回す

オンライン化の最後のコツは、自社でノウハウをまとめてPDCAを回すことです。特に、外部に委託せず自社ですべてを配信するのであれば、同じミスを繰り返さないことや、起こり得るミスをできるだけ洗い出した上で配信することが大切です。オンライン配信の責任者を立て、チーム内で気づきや改善点を常に共有するようにしましょう。オンライン配信は慣れるまでが大変ではありますが、一度慣れてしまえば、複数のプロジェクトに応用できる便利なノウハウであることは間違いありません。だからこそ、土台や基礎を丁寧に固めるためのPDCAが必要不可欠です。内製化にむけて、ガイアックスにコンサル依頼することも可能です。

入社式のオンライン化はガイアックスにお任せください

ガイアックスでは、入社式や社員総会、株主総会や新人研修など、あらゆる会社行事のオンライン化をサポートできます。過去には株主総会のオンライン化を1日で準備するなど、スピード感を持った迅速な対応も可能です。オンラインイベントでマネタイズするための環境を構築するための、コンサルティングサービスもご用意しています。まずは、1年の始まりのイベントである入社式を、ガイアックスと一緒に作り上げてみませんか。
ご相談はいつでも可能ですので、気になる担当者は下記のリンクからお問合せください。

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ライター:伊藤仁(@jinblog_jin

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ガイアックスでは、研修や企画から中継配信・会場まで、企業活動のオンライン化を一気通貫で支援

ガイアックスは1万人規模の配信実績やオンラインでの双方向型、オンラインと会場のハイブリット型イベントの開催実績を持ち、累計1,000人以上にオンライン配信ノウハウの提供をしてきました。最短距離で最大の成果へと導きます。

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廣山 晃也

廣山 晃也

20卒入社。学生時代からブログ・YouTube・SNS運用とそのコンサルティング経験を持ち、ソーシャルメディア運用の領域から新規事業に参画。ブランドチームにおける公式サイトのSEO改善と、法人向けオンライン配信事業の立ち上げに携わっている。