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先日、「日経WOMAN 2017年5月号「【特集】ノート術&文具 神ワザ100」に掲載されました!でご紹介したガイアックス総務チーム。

記憶に残る笑顔が印象的な総務チームですが、先日は月刊総務様に取材いただき、8月号に記事が掲載されました。

内容はweb版でも公開されていますので、ぜひご覧ください!

【総務の現場から】技術開発と総務が一緒になって「スクラム」で業務を改善

記事では、総務と開発が一丸となって業務改善をした事例として、総務チームが地道に続けてきたカイゼンや、遊びゴコロ満載の工夫が余すことなく公開されています。今回はその中でも、楽しく工夫した例として総務の”ヒミツのものさし”に焦点を当ててみます。

「ガイアックス総務のヒミツが知りたい」というファンの方はもちろんのこと(笑)、職業や職種問わず業務改善に取り組んでいる方や、チームで仕事を進めていてよりよいチームをつくりたいと考える皆さんに伝えたいお話です!

今は富士山、目指すはチョモランマ?

ガイアックス総務チームが開発チームと関わったきっかけは、会社のイントラリニューアルプロジェクトの発足でした。

普段は全く別の仕事をしている、総務チームと開発チームが一緒にプロジェクトを進め始めて、認識を揃えるために行ったのが、”誰もが知っている有名な山に例えて表現する”という遊びゴコロのある工夫でした。

“「開発としては、専門用語は使わずに共通認識をそろえるようにしています。たとえば、イントラネット完全リニューアルは、チョモランマ。その前段階、総務のイントラネット完全移行は、富士山を登り切るイメージだね、と」(長南さん)。”

“これはプロジェクトのゴールの認識が、全員バラバラにあった状況を合わせるためでもあった。「まずは富士山。今、何合目くらいまで来たよね、と共通認識が持てるようになりました」(梅津さん)”  

日経WOMAN 2017年5月号
日経WOMAN 2017年5月号

初見だと「えっ、何の話をしているの?!」と思ってしまう、世にも奇妙な会話。

ですが、あえて仕事で使いそうな用語とはかけ離れた、全員が漠然とイメージできるものに例えたため、ふっと笑って話せて、愛着なんかも湧いちゃったりして?、いつしか総務のヒミツの”ものさし”になったのです。

その結果、プロジェクトの進捗をどう捉えているのか、モチベーションが前向きなのか、はたまたしんどいと感じているのか…など、あらゆる事を同じ単位で確認出来るようになりました。

ああ、共通の”ものさし”があるってなんて便利で素晴らしいの…!

周りを見渡し、歩みを揃える

いざ「今日は富士山の何合目?」とか「まだ登る前の準備運動中!」という会話をしていくと、物事の認識が微妙に違っている事が見えてきました。

そして、この微々たる差が、チーム間の認識のズレになり、更に積み重なると誤解にもなりかねないという事もチームとしての気付きです。

私たちは、咄嗟に出た山岳名の例えが”ものさし”になり、チームの認識を揃えることができましたが、案外きっかけがなければ「共通認識が本当に共通なのか」は、ここまでしっかりと確認出来なかったのではないか、と振り返ってみて思います。

例え話ではありますが、「富士山5合目にいる」と、「登山前の準備運動」では全然違いますよね?

それに気付かずに物事が進んでいくのは想像しただけでもしんどいので、定期的に「共通認識が揃っているか」を確認し続けることが大切です。

新しいことにチームで取り組む、うまくプロジェクトが進まない、なんだかチームの雰囲気がモヤモヤしているなぁ…。

そんな時は、チームに問いかけてみると良いかもしれません。

「ちなみに、今は富士山の何合目にいますか?」と。


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長南 理恵

2013年4月に新卒でガイアックスに入社。
学校裏サイト対策サービス「スクールガーディアン」事業において開発と学校営業、ICTを活用した授業づくりを担当した後、2016年10月より技術開発部に参画。所属するPMOチームのミッションである「強いチームをつくる」を実現すべく奮闘中。

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